En nuestra pequeña empresa, que se dedica al desarrollo de estrategias de contenido y eventos para crear comunidades tecnológicas, desde el día uno nos enfrentamos a un desafío: mantener el control y la eficiencia en proyectos con recursos limitados. Después de probar varias herramientas de gestión, nos topamos con Notion, una plataforma que cambió por completo la manera en que organizamos y gestionamos nuestro trabajo y por si te sirve, queremos compartirlo contigo.
El reto: múltiples proyectos y herramientas dispersas
Como equipo pequeño, nuestra carga de trabajo incluye varios proyectos simultáneos, cada uno con sus propias necesidades y cronogramas. Durante un tiempo, intentamos manejar todo con Trello, Google Drive y Slack. Aunque cada herramienta era útil en su ámbito, la desconexión entre ellas hacía que la gestión se volviera engorrosa. Necesitábamos una solución unificada, y Notion fue la respuesta.
Nuestro primer contacto con Notion
Conocimos la plataforma de la forma menos pensada: En una entrevista con un cliente que presumia de transparecia empresarial y ya era una empresa mediana tirando a grande que tenía todo ¡EN NOTION! y publico para que todos los empleados puedan ver «en que estaban» todos los departamentos. Nos sorprendió la complejidad que podía llegar a tener la herramienta así que nos lanzamos.
Pasito a pasito
Decidimos que, con un kaizen aproach, exploraríamos Notion, y nos sorprendió su flexibilidad. Nos enfrentamos a una plataforma en blanco que podía adaptarse a nuestras necesidades, pero también nos intimidó la cantidad de posibilidades. Sin embargo, con un poco de tiempo y experimentación, logramos estructurar un sistema que transformó nuestra forma de trabajar. Y no necesitamos todo lo que ofrece todavía, pero todo lo que necesitamos, si está.
Por qué elegimos Notion
Tras un periodo de prueba, decidimos migrar todo nuestro sistema de gestión a Notion por varias razones clave:
- Centralización de la información: Toda la documentación, tareas y comunicación interna se concentran en un solo lugar.
- Personalización: Cada proyecto puede configurarse de forma única, adaptándose a sus requisitos específicos.
- Escalabilidad: A medida que nuestro equipo crece, Notion evoluciona con nosotros, permitiéndonos integrar nuevas funcionalidades sin complicaciones.
Un caso práctico: coordinación de un proyecto complejo
Uno de nuestros proyectos más desafiantes hasta ahora fue el GEN AI Summit, que requirió la colaboración de múltiples equipos en distintas fases. Gracias a Notion, creamos un tablero donde cada miembro y equipo tenía una visión clara de sus tareas, mientras que los líderes del proyecto podían monitorear el avance general. Esta transparencia y facilidad de acceso a la información nos permite cumplir con los plazos sin sacrificar la calidad.
Consejos para empezar con Notion
Si estás considerando implementar Notion en tu empresa, aquí algunos consejos que pueden ayudarte:
- Comienza con plantillas: Aprovecha las plantillas prediseñadas para familiarizarte rápidamente con la plataforma.
- Itera sobre la marcha: No temas ajustar y mejorar tu sistema a medida que lo usas.
- Involucra a tu equipo: La adopción será más exitosa si todos participan en la creación y mejora de los espacios de trabajo.
- Mira videos de Youtube… hay miles de cuentas que explican paso a paso las diferentes funciones de la herramienta.
¿Quieres probarlo?
Si nuestra experiencia te ha inspirado, te invitamos a probar Notion. Puedes registrarte a través de este enlace y descubrir cómo puede mejorar tu flujo de trabajo. Al hacerlo, estarás apoyando nuestro contenido y ayudándonos a seguir compartiendo este tipo de experiencias útiles.
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